Een capaciteitsplanning kan hulp bieden bij het maken van een goede personeelsplanning in de revalidatie. Met een capaciteitsplanning krijg je meer inzicht in de toekomstige zorgvraag en de beschikbare uren. Hiermee voorkom je problemen in een later stadium. Natuurlijk kan je niet alles voorzien, maar je kan er wel beter op anticiperen.
In een webinar van RevalidatiePlanners nam Ilias Bel Hach je mee in het stappenplan voor het maken van een capaciteitsplanning in een klinische setting in de revalidatie. We hebben de stappen hieronder kort voor je op een rij gezet.
Stap 2. Bruto-netto berekening
Als je bepaald hebt hoeveel bruto-beschikbaarheid je hebt om mee te werken, maak je een bruto-netto berekening. Zo bepaal je over hoeveel capaciteit je beschikt na aftrek van bijvoorbeeld ziekte, verlof en uitval. Vergeet ook niet rekening te houden met zaken als reistijd, opleiding, coaching en overleg. Om het rekensommetje te maken, haal je de niet productieve uren af van je bruto beschikbare uren.
Stap 3. Capaciteitsplan opstellen
Leg nu de gevonden informatie uit de eerste twee stappen naast elkaar. Zo vertaal je de beschikbare capaciteit naar de daadwerkelijke formatie. Je krijgt inzicht in de piekmomenten én je ziet ook wanneer je minder werk zult hebben en met te veel medewerkers zit. Geef aan het team aan dat zij op deze momenten bijvoorbeeld scholing kunnen volgen.
Stap 4. Bijschaven
Het komt bijna nooit voor dat de benodigde en de beschikbare uren naadloos overeen komen. Nu kom je aan het echte operationele plannen toe. Kijk eerst of je door te schuiven en verplaatsen gaten kunt opvullen, voordat je naar andere oplossingen gaat kijken. Denk bijvoorbeeld aan niet-tijdgebonden activiteiten zoals projecten. Maar je kunt ook proberen te sturen op verlof en vakantie. Dat kan lastig zijn, aangezien je je dan begeeft in de werk-privé balans van medewerkers. Maar als je hier transparant over bent, is ook hier vaak het nodige te winnen.
Meer weten over bijvoorbeeld de inzet van een flexpool bij tekorten? Ilias vertelde er meer over in dit webinar. Vraag hier de terugkijklink aan.
Stap 5. Vastlegging
De volgende stap is het maken van een capaciteitsplan op basis van de hiervoor gemaakte keuzes. Je legt hier alle uiteindelijke beslissingen in vast, zodat dit later als handboek kan worden gebruikt. Zo kan het ook voor de volgende planning gebruikt worden.
Stap 7. Reflectie en evaluatie
Het is belangrijk om altijd te blijven communiceren met het team. Hoe is het uiteindelijk gegaan? Wat zijn de ervaringen? Daarnaast is een capaciteitsplanning nooit echt af. De feedback kan direct worden toegepast of gebruikt worden bij het maken van een capaciteitsplanning voor een volgende periode. Door goed te reflecteren en te evalueren maak je de volgende keer waarschijnlijk een nog nauwkeurigere inschatting.
