Als we het over de planning hebben, dan spreken we vaak over de term ‘puzzel’. Een onoplosbare puzzel, de eindeloze puzzel, de vakantiepuzzel, noem het maar op. Plannen is passen en meten. Iedere week weer. Maar soms vallen de stukjes gelijk op zijn plaats, zoals bij geautomatiseerd plannen.
Roosterplatform is erin geslaagd deze puzzel kleiner te maken. Zo ga je van 1000 stukjes misschien wel ineens naar 200 stukjes. Hoe dat precies in zijn werk gaat, leggen we hieronder uit.
Herken je dit?
Je werkt in de agenda van de ECD/EPD en je bent veel tijd kwijt met het inplannen van alle zorgpaden. Op het moment dat je eindelijk klaar bent, worden er nog een paar wijzigingen doorgegeven en je kunt, bij wijze van spreken, weer opnieuw beginnen met puzzelen.
Dit kan anders!
Roosterplatform is software waarmee je geautomatiseerd een planning kunt maken. Word hiermee het vak van planner overbodig? Nee, er zullen altijd situaties zijn die niet geautomatiseerd gepland kunnen worden. Ook zal een geautomatiseerde planning niet voor 100% kloppend zijn. Dus de kwaliteiten en het inzicht van de planner blijft hard nodig.
Voordat een geautomatiseerd roostersysteem, zoals Roosterplatform, voor je gaat werken, zal de planner alle nodige informatie in het systeem moeten verwerken. Welke zorg is er nodig, wat zijn de beschikbaarheden en waarmee moeten we rekening houden? Ook de regels van de organisatie zet je hierin. Plus alle informatie die jij als planner op je notitieblaadje hebt staan of ergens in je hoofd hebt zitten.
Dit brengt geautomatiseerd plannen
Klinkt allemaal leuk en aardig, maar ik hoor je denken; wat brengt het me? Wat brengt het de cliënt, de planner, de behandelaar en de organisatie? Hieronder hebben we de belangrijkste punten uitgeschreven.
De cliënt
De cliënt weet waar hij/zij aan toe is. Inzicht in de agenda geeft duidelijkheid en de cliënt zal beter voorbereid bij de afspraak zijn. Roosterplatform genereert een planning die aansluit bij de beschikbaarheid van de cliënt, maar geeft ook suggesties om de meest ideale planning te maken voor de behandelaars.
De planner
Je functie als planner verandert deels naar manager. Je managet het programma, zorgt dat alle informatie is ingevoerd in het systeem en legt daarna de laatste puzzelstukjes op z’n plaats. Want 100% automatisch roosteren is niet haalbaar.
De behandelaar
Door een automatisch gegenereerd rooster en met de aanvullingen van de planner, zal de behandelaar een kwalitatief betere agenda hebben. Er is minder onderlinge afstemming nodig en processen zijn makkelijker te volgen. Ook kun je alles in de planning van de behandelaar meenemen. Heeft de behandelaar wekelijks behoefte aan een uur denkpauze? Dan neem je dit mee als regel in de planning. Maar ook momenten als lunch, vakgroep, overleg, administratietijd, voorbereidingstijd en uitwerktijd kun je automatisch inplannen.
De organisatie
En dan tot slot: wat brengt het de organisatie? Het grootste voordeel is het inrichten en sturen op de capaciteit versus zorgvraag en behandelprogramma’s. Het plansysteem signaleert knelpunten en geeft hier een melding van. Daarnaast heb je een hogere productiviteit, aangezien de planning efficiënter is. Plus het grote voordeel, ook voor planners: met één druk op de knop heb je een accurate planning.
De toekomst
Is geautomatiseerd plannen de toekomst? Als het aan Roosterplatform ligt wel. Maar dat betekent niet dat planners overbodig worden. Als planner is het jouw taak om de capaciteitsvraag te beoordelen, zorgen dat alle informatie bekend is en in het systeem staat. Maar ook het managen van het programma en de planning hoort bij je taken. Plannen is een vak en zonder het inzicht van een planner, kan er niet automatisch gepland worden.
