Wat heb je als operationeel en tactisch planner binnen HiX 6.2 nodig om (in)zicht te krijgen? Daar vertellen Ilias Bel Hach en gastspreker Theo Kraaijeveld alles over tijdens dit webinar. Theo Kraaijeveld is planner binnen de medisch specialistische revalidatie instelling (MSR) Revalidatie Friesland. In deze instelling werken planners met het veelomvattende plansysteem HiX 6.2.
Plannen met HiX 6.2: verschillende planniveaus
Voordat we ingaan op de specificaties van HiX, vertellen we je over de basics van plannen. Er zijn namelijk drie planniveaus te onderscheiden: strategisch plannen, tactisch plannen en operationeel plannen. Het is belangrijk om de verschillen tussen de varianten te weten om HiX optimaal te kunnen gebruiken. Hieronder lichten we de planniveaus kort voor je toe.
Strategisch plannen
Op het niveau van de directie wordt er aan het strategisch plannen richting gegeven. Met strategisch plannen wordt de koers van de organisatie bepaald. Hierbij spelen vragen als:
• Hoeveel voltijdmedewerkers (FTE) hebben we nodig voor dit jaar?
• Gaan we groeien of krimpen als organisatie?
Op strategisch niveau behandelt de directie ook minder voor de hand liggende kwesties, zoals zelfregie door patiënten met betrekking tot de planning.
Tactisch plannen
Op het tactische niveau plan je drie maanden vooruit. Hierbij worden verschillende vragen gesteld, waaronder:
• Wat is het onderhanden werk op dit moment?
• Zijn er capaciteitsproblemen te verwachten in de komende drie maanden?
• Is er sprake van veel ziekteverzuim of staat er een vakantieperiode voor de deur?
Operationeel plannen
Het operationeel plannen richt zich voornamelijk op de korte termijn, een periode van nu tot twee weken. Binnen HiX 6.2 plan je ad hoc diensten en taken die zich onverwacht kunnen voordoen. Dit kunnen bijvoorbeeld onvoorziene gebeurtenissen zijn, spoedgevallen of andere ongeplande activiteiten die directe aandacht vereisen.
Door tactisch te plannen kan je anticiperen op mogelijke knelpunten voordat ze operationele problemen worden. Zowel de patiënten als de planner worden belast wanneer problemen op operationeel niveau moeten worden opgelost. Als planner verbeter je het planningsproces en zorg je voor een soepel verloop van de activiteiten. Dit doe je door tijdig in te spelen op de veranderingen en tactisch te plannen.
Wat gaat er fout zonder een tactische planning?
Doe je als planner geen capaciteitscheck voor de komende drie maanden? Dan zal het plannen grotendeels op basis van ‘gevoel’ gebeuren. Hierdoor ontstaat het risico van zowel over- als onderplanning. Bovendien kunnen er vaker wisselingen van therapeuten plaatsvinden, en kunnen therapieën last minute worden geannuleerd als er geen beschikbare ruimte is.
Daarnaast zal niet genoeg anticipatie zijn op toekomstige vraag- en aanbodproblemen. Dat zorgt voor last minute oplossingen op operationeel niveau. Hierdoor is er weinig tijd is om problemen op te lossen, wat leidt tot aanzienlijke planningsinspanningen en een hogere werkdruk voor jou als planner.
Wat heb je nodig om inzicht te krijgen binnen HiX 6.2?
Er zijn verschillende functies binnen HiX waardoor je inzicht krijgt op de vraag en capaciteit op de middellange termijn. Een optie is om binnen ‘mijn werklijst’ te filteren op status. Zo kan je bijvoorbeeld filteren op ‘te plannen/ wachtlijst’. Hier zie je hoeveel patiënten er op de wachtlijst staan voor de start van een behandelplan. Daarnaast is er een lijst ‘behandelplannen per team’. Deze lijst geeft ook een aantal statussen/fases aan zoals ‘gestopt’ of ‘te plannen’. Ook kan je ‘een overzicht behandelplannen met therapieschuld (per periode)’ opvragen. Door dit overzicht zie je in één oogopslag hoe het ervoor staat met de therapieschuld.
Theo en Ilias bespraken in het webinar nog een aantal manieren om inzicht te krijgen in vraag en capaciteit. Het hele webinar terugkijken? Vraag dan hier de terugkijklink aan.
Meer gedeelde kennis van Theo
Tijdens het vorige webinar namen Ilias Bel Hach en Theo Kraaijeveld je mee in een aantal nieuwe functionaliteiten van CS Behandeling. Ze hadden het onder andere over het tijdig signaleren van beëindigende behandelplannen en het sturen op de voorlopige stopdatum. Meer weten over wat ze precies bespraken? Lees dan hier verder.
