Als planner in de revalidatiezorg ben je een duizendpoot. Het is jouw taak om zowel de beschikbaarheid, de eisen en de wensen van behandelaren, patiënten en het management te verwerken in de planning. Sem Ariaans is planner bij RevalidatiePlanners en heeft de nodige ervaring met de werkafspraken die je moet maken als gedetacheerde revalidatieplanner. Ze vertelt over haar voorgaande opdracht bij zorggroep Adelante.
De start van een opdracht
Als gedetacheerde planner word je meestal in een team geplaatst waar ieder zo zijn vaste taken heeft. Stap één is het eigen maken van jouw taken. “Op plekken waar er echt iemand nodig is, is er vaak geen handleiding waar je op terug kan vallen. De eerste overleggen die je hebt, zijn dan ook met je nieuwe collega’s waardoor je de organisatie leert kennen en jouw vragen kan stellen”, vertelt Sem.
Plan een rondvraag in
De rondvraag is een belangrijke vorm van overleg. Alle betrokken medewerkers kunnen hier input geven. Aan managers, artsen en het team wordt met de rondvraag gevraagd wat er anders kan. Maar ook wat opvalt, wat er niet goed gaat en wat er beter kan. Sem: “Dit is ook hét moment voor mij als planner om bijvoorbeeld aan te geven dat bepaalde aanvragen niet mogelijk zijn.”
Capaciteitsplanning
De capaciteitsplanning is een belangrijk onderdeel van de planning. Natuurlijk stuur je hier bij het maken van de planning op, maar de vorige opdracht van Sem was er ook een wekelijks overleg met de managers over de capaciteitsplanning. “Hoe meer je als planner inzicht hebt in de cijfers, hoe beter het plannen gaat.”
Reflectie is een belangrijk bestanddeel om te leren. “Een week na publicatie van het voorgaande rooster, keken we met terugwerkende kracht naar wat er in de capaciteitsplanning beter had gekund. Dit was een stukje verantwoording, maar ik kreeg ook zeker de ruimte om mee te denken over hoe het beter zou kunnen.”
Overleg met de managers
De communicatie tussen het team, de managers, het secretariaat en de planner is volgens Sem het allerbelangrijkste. “Tijdens het ‘overleg met de managers’ komt onder andere het beheer van de wachtlijst en de nieuwe patiënten aan bod. Uiteindelijk draait het om het tevreden houden van alle betrokken partijen, mits het planbaar is natuurlijk!”
